Gestione Contratti

Ottimizza l’organizzazione dei tuoi documenti e della gestione contratti

Il servizio di gestione dei contratti in outsourcing di Indicom, rappresenta una soluzione efficace per quelle aziende che hanno l’esigenza di ricevere, registrare, controllare dati e documenti inerenti a pratiche complesse; banche, società di credito al consumo, assicurazioni, utilities, affidano all’outsourcer la ricezione e verifica dei documenti delle proprie pratiche, siano esse composte da fascicoli cartacei, originate direttamente in forma digitale o, costituite in parte da carta ed in parte da documenti elettronici.

Il servizio prevede che i documenti ricevuti vengano controllati, protocollati, datati, catalogati e validati dai nostri operatori secondo quanto previsto dalla normativa vigente e in base alle regole di business concordate con il Cliente, ad esempio in funzione del canale di produzione del singolo documento e dello stato della pratica a cui si riferisce.

L’impiego di applicativi e procedure dedicate, grazie al supporto delle immagini dei documenti in lavorazione, permette di ridurre l’incidenza di errori e ritardi nei processi di validazione e di registrazione, assicurando così la correttezza e la conformità nel processo di gestione dei contratti elaborati.

Allo stesso tempo i contratti dematerializzati e indicizzati vengono resi ricercabili sul portale documentale messo a disposizione da Indicom, consentendo di custodire e conservare a norma i documenti siano essi ricevuti in formato cartaceo o digitale.

Delega la gestione dei tuoi contratti ad Indicom

PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI

Indicom riceve i documenti e, ove disponibili, i corrispondenti flussi dati con l’elenco delle pratiche da lavorare segnalando eventuali anomalie o problemi riscontrati e avvertendo il Cliente dei documenti mancanti.  Per la documentazione arrivata direttamente in formato digitale, ad esempio via e-mail o portale dedicato, Indicom può effettuare un processo di conversione formati e di abbinamento automatizzato ai dati del mittente. Indipendentemente dal canale di origine dei documenti, Indicom associa un protocollo di ingresso o un corrispondente codice pratica univoco.

Verifica integrità

Gli operatori di Indicom, o le procedure di presa in carico, si assicurano che la documentazione ricevuta non presenti alcun tipo di alterazione che ne possa pregiudicare la leggibilità e/o la validità (es. abrasioni o manipolazioni di varia natura, piuttosto che verifica integrità dei file ricevuti ecc.).

Verifica di autenticità

Ove richiesto e possibile, Indicom verifica l’autenticità della documentazione pervenuta (es. verifica che la firma olografa sia stata apposta a penna, nel caso di documenti cartacei, che la firma grafometrica o digitale rispettino i canoni di accettabilità, ecc.).

Digitalizzazione

Scannerizzazione, o conversione in formato PDF, di tutta la documentazione ricevuta da recapitata dall’outsourcer dealer al Fornitore, con abbinamento delle immagini ai metadati caratteristici della relativa pratica. Ove necessario o richiesto, Indicom si occupa anche di una attività di normalizzazione (sfascicolazione, eliminazione punti metallici, …) ed organizzazione del fascicolo, elettronico e/o cartaceo secondo un ordine dei documenti predefinito dal proprio Cliente.

Verifica di congruenza

Indicom, tramite una check list condivisa con il Cliente, verifica la rispondenza del contenuto della pratica ai requisiti di accettabilità della stessa.

  • Validazione della composizione della pratica stessa, in cui devono essere presenti precise tipologie documentali (es. contratto, documenti di identità, privacy, …).
  • Validazione delle informazioni contenute nei documenti della pratica, quali validità dei documenti di identità, presenza delle firme, ….

Indicizzazione

Gli operatori di Indicom, avvalendosi di processi di estrazione automatica dei dati (estrazione dai PDF o riconoscimento OCR sui documenti scansionati), o tramite processi di data-entry da immagine ed eventuale abbinamento ai dati ricevuti nei file guida condivisi dal Cliente, associano le immagini dei documenti processati alle chiavi che ne permettono la ricerca nel portale documentale e, contestualmente, producono i file dati necessari per la successiva importazione nei sistemi informativi del Cliente, qualora non lavorino direttamente sui loro sistemi gestionali.

Custodia o restituzione dei documenti

La consegna al Cliente dei contratti cartacei e degli allegati secondo le modalità concordate al fine di consentire la ricostruzione delle serie archivistiche.

Report

Indicom fornisce periodicamente un report dettagliato per il controllo amministrativo del workflow che indichi il numero delle pratiche lavorate, le tempistiche di processo e le eventuali criticità rilevate.

Quali sono i vantaggi?

Sicurezza nella conformità dei tuoi contratti

Abbattimento degli errori e dei possibili ritardi derivanti dai processi manuali

Correttezza e completezza della documentazione

Affida ad Indicom la registrazione e il controllo dei tuoi contratti

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