Gestione delle note spese

Soluzioni in outsourcing per semplificare la gestione dei giustificativi

Il servizio di gestione delle note spese in outsourcing di Indicom rappresenta la soluzione ideale per delegare alle nostre risorse qualificate ed esperte tutte le attività del processo di gestione delle note spese aziendali.

La soluzione è modulare, ed include tutte le fasi del processo: dalla verifica e controllo delle policy aziendali previste dal Cliente alla contabilizzazione della nota spesa, dalla gestione delle anomalie fino, inoltre, alla conservazione digitale a norma dei giustificativi.

La ricezione delle note spese è possibile sia in forma cartacea, mediante dunque la preparazione dei documenti e successiva scansione degli stessi, oppure digitale, mediante quindi l’invio delle immagini da parte del dipende tramite smartphone.

Il servizio di Indicom consente una completa dematerializzazione e digitalizzazione del processo di gestione delle note spese, nel rispetto delle norme vigenti in materia di formazione e conservazione di documenti informatici fiscalmente rilevati.

Soluzioni in outsourcing per la gestione delle note spese

1

PRODUZIONE DELLA NOTA SPESA

Indicom riceve la nota spese dal dipendente e prepara i documenti; attraverso tecnologie di riconoscimento ottico avanzate (OCR) o attività di data entry, effettua quindi l’estrazione dei dati dall’immagine

2

CONTROLLO IN BASE ALLE POLICY AZIENDALI

Le risorse Indicom ricevono e verificano le note spese affinché le policy stabilite dall’azienda Cliente vengano rispettate, con eventuale segnalazione delle anomalie

3

GESTIONE DELLE ANOMALIE RISCONTRATE E VALIDAZIONE

Gli operatori Indicom segnalano al Cliente l’anomalia individuata così che questa possa essere gestita e risolta

4

CONTABILIZZAZIONE DELLA NOTA SPESA

Gli operatori di Indicom registrano i documenti collegandosi in remoto ad un client del sistema di contabilità dell’Azienda Cliente (o tramite un applicativo di supporto)

5

CONSERVAZIONE A NORMA

Indicom, Conservatore Accreditato dal 2016, conserva a norma di legge per 10 anni le note spese e i giustificativi; il servizio include quindi l’esibizione a Norma online su portale dedicato.

I vantaggi

Maggiore efficienza

Maggior efficienza nel processo di validazione e liquidazione della nota spesa

Controllo

Rispetto dei limiti imposti dalle policy aziendali

Conversione

Conversione dei costi fissi in costi variabili

Abbattimento

Abbattimento dei tempi di gestione

Riduzione del rischio

Riduzione del rischio di rimborso di spese errate o non giustificate

Riduzione dei costi

Diminuizione delle complessità legate alla gestione cartacea

Recupero iva

Ottimizzazione dell’attività di recupero dell’IVA

Qualità delle performance

Ottimizzazione delle performance e garanzia del rispetto degli SLA

Scopri di più​ sul servizio di note spese