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Come ottimizzare la gestione delle note spese dipendenti

Note spese dipendenti: la soluzione per una gestione ottimizzata e digitalizzata

Note spese dipendenti: quali sono le principali esigenze aziendali?

Come abbiamo già visto in un nostro precedente articolo, le note spese dipendenti rappresentano un punto importante ma troppo spesso problematico per le imprese. La loro gestione, infatti, presenta diverse criticità che corrispondono ad altrettante esigenze aziendali.

In primo luogo vi è sicuramente il bisogno di abbattere i costi interni, riducendo i tempi di gestione ma guadagnando, allo stesso tempo, maggiore efficienza. Una delle risposte è  la riduzione delle complessità legate alla gestione dei supporti cartacei, che si raggiunge attivando un processo completo di digitalizzazione.

Un altro punto fondamentale è la riduzione del carico di lavoro del reparto amministrativo. Le operazioni di verifica delle note spese dipendenti, infatti, distolgono le risorse interne da altre attività a più alto valore aggiunto per l’azienda. L’elevato numero di giustificativi in formato cartaceo da validare, spesso e volentieri illeggibili o addirittura smarriti, fa perdere tempo al settore amministrativo, con quel che ne consegue in termini di produttività.

L’ottimizzazione dell’intero processo passa anche attraverso il ricorso a strumenti tecnologici. Utilizzando un’App dedicata, ad esempio, si può semplificare e velocizzare la fase di conferimento dei giustificativi di spesa, riducendo contemporaneamente le possibilità di errore.

Tutti questi accorgimenti possono consentire all’impresa di rispondere alle principali esigenze legate al processo di gestione delle note spese dipendenti. I vantaggi crescono, inoltre, affidando l’attività in outsourcing ad aziende specializzate in questo settore. Vediamo come.

Una gestione ottimizzata delle note spese dipendenti: la proposta Indicom

Indicom, realtà specializzata in soluzioni digitali e servizi in outsourcing, propone ai propri clienti un servizio integrato per la gestione e la produzione delle note spese. Sfruttando il giusto mix di qualità delle risorse impiegate ed innovazione tecnologica, Indicom risolve le criticità più comuni, rispondendo in maniera completa ai bisogni delle imprese.

La proposta Indicom è modulare e scalabile. Consente quindi di affidare all’esterno anche solo alcune delle fasi di gestione, offrendo al Cliente la possibilità di mantenerne inhouse alcune. In alternativa, è possibile optare per il servizio in full outsourcing, delegando ad Indicom ogni singola fase del processo.

La gestione ottimizzata delle note spese dipendenti passa, in primo luogo, dalla ricezione e normalizzazione dei giustificativi. I documenti, infatti, vengono ricevuti sia in formato digitale che cartaceo, selezionati e uniformati. In questo modo l’impresa non spreca più tempo e risorse in questa fase preliminare ma pur sempre importante.

La riduzione del tempo impiegato, sia per il dipendente che per il back-office amministrativo, passa anche attraverso la gestione in outsourcing delle attività di data entry e di riconciliazione dei giustificativi con la nota spese. L’inserimento delle informazioni, infatti, spesso e volentieri occupa una fetta di tempo che potrebbe essere destinata ad altre attività. In questa fase, inoltre, Indicom si può occupare anche della validazione delle immagini verificandone la leggibilità e la loro corrispondenza con l’originale cartaceo.

Indicom può anche occuparsi di verificare il rispetto delle policy aziendali che regolano i rimborsi delle trasferte. Questa operazione consente di intercettare eventuali errori di compilazione e/o di conferimento dei giustificativi, che spesso possono rallentare l’approvazione della nota spese. Un ulteriore aiuto alle risorse amministrative è rappresentato dal servizio di contabilizzazione dei dati dei giustificativi. È quindi possibile affidare in outsourcing a risorse specializzate l’intera fase di verifica e contabilizzazione delle note spese dipendenti.

L’utilizzo di strumenti quali l’App per il conferimento dei giustificativi e la digitalizzazione del processo di gestione della nota spese si perfezionano con il versamento dei documenti informatici in un sistema di  Conservazione Digitale a Norma, quale è quello messo a disposizione da Indicom, conservatore accreditato AgID dal 2016.

Il processo prevede, infatti, la cristallizzazione dei documenti, giustificativi e note spese, in documenti informatici fiscalmente rilevanti attraverso l’apposizione della firma digitale del cliente. Il rispetto di quanto previsto dal DMEF del 17.06.2014  e il completamento del processo di conservazione digitale, consentono al cliente di liberarsi definitivamente dei supporti cartacei, garantendo ai documenti il mantenimento nel tempo del loro valore probatorio e la loro reperibilità in archivio.

Con un servizio in full outsourcing, quindi, si può avviare la propria azienda non solo verso una gestione ottimizzata delle note spese dipendenti, ma anche verso un importante processo di digitalizzazione.

L’app per le note spese dipendenti: i vantaggi della digitalizzazione

L’App che Indicom propone permette di sfruttare appieno i vantaggi della digitalizzazione delle note spese con una gestione  semplice ed intuitiva.

Ogni dipendente accede alla propria area riservata, caricando i propri giustificativi di spesa fotografandoli tramite il proprio smartphone. Il processo di validazione delle policy aziendali viene automatizzato sulla base dei regolamenti interni e, in caso di anomalie, le note spese vengono rimandate al dipendente per un ulteriore controllo. In questo modo, il back-office amministrativo non deve essere impegnato nella costante ed impegnativa attività di verifica.

Le funzionalità dell’app sono personalizzabili a seconda delle esigenze aziendali. Si potranno, ad esempio, selezionare varie tipologie di spese (pasti, soggiorni, viaggi) così come gestire casistiche particolari quali le carte di credito o le autovetture aziendali.

In ultima analisi, si possono, quindi, approvare o rifiutare i rimborsi spese in mobilità ed in tempo reale e seguire l’intero workflow approvativo, effettuando le eventuali verifiche sulle note spese dei dipendenti.

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