Digitalizzazione dei documenti

Dall’archivio cartaceo all’archiviazione digitale, per una migliore ed innovativa dematerializzazione dei documenti

Nell’ottica della trasformazione digitale aziendale, il servizio consente di migliorare la gestione documentale e ottimizzare i processi aziendali attraverso la dematerializzazione dei documenti cartacei e la digitalizzazione dei documenti elettronici, che saranno così a disposizione in un unico archivio digitale.

Il processo di digitalizzazione dei documenti prevede infatti che i documenti cartacei, dopo essere stati preparati e sottoposti ad un processo di scansione per la produzione delle corrispondenti immagini, vengano trasformati in file PDF per essere resi condivisi e consultabili su una piattaforma documentale (ECM-Enterprise Content Management). I documenti già digitali verranno controllati ed eventualmente normalizzati.

Sarà quindi possibile ricercare ciascun documento digitalizzato tramite l’utilizzo di chiavi di ricerca (metadati) o anche mediante ricerche sul contenuto, consentendoti così di visualizzare i documenti archiviati e condividere le informazioni in maniera più rapida e funzionale, eliminando inoltre completamente il rischio di danneggiamento o perdita dei documenti. Infine, terminato il processo di digitalizzazione dei documenti, potrai sottoporli a conservazione digitale a norma con eventuale distruzione dei documenti cartacei.

Un processo di gestione documentale che permette così di superare la gestione cartacea e le sue inefficienze grazie ad un sistema efficiente ed avanzato, in cui poter ricercare, consultare, scaricare, condividere e, infine, conservare le immagini dei documenti in modo rapido e sicuro.

La digitalizzazione dei tuoi documenti

1

Presa in carico dei documenti

I documenti cartacei ricevuti vengono preparati e scansionati generando le rispettive immagini in formato PDF. I documenti elettronici vengono quindi controllati e normalizzati.

2

Archiviazione dei documenti

Indicizzazione dei documenti attraverso l’associazione dei file inviati dal Cliente con le immagini acquisite tramite scansione. Le anomalie individuate vengono di conseguenza segnalate al Cliente e gestite fino alla risoluzione.

3

Consultazione dei documenti

Il Cliente può ricercare, consultare, condividere e scaricare rapidamente le immagini dei documenti dal portale di gestione documentale online.

4

Distruzione dei documenti scaduti

Il Cliente sceglie se conservare a norma i documenti digitalizzati oppure conservare gli originali cartacei in depositi a norma in linea con le misure e gli standard di sicurezza richiesti.

I vantaggi della dematerializzazione dei documenti

Trasformando l’archivio cartaceo in archivio digitale, elimini il rischio di perdita o danneggiamento dei documenti

Puoi ricercare, consultare e condividere i documenti aziendali in tempi rapidi

La dematerializzazione dei documenti ti consente di ridurre notevolmente i costi di stoccaggio e gestione documentale

Recuperi gli spazi fisici destinati all’archiviazione cartacea

Grazie ad una gestione documentale efficiente, migliori le relazioni con Clienti e Fornitori

Ricerca, consulta e condividi le immagini dei tuoi documenti​

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