Gestione delle note spese

Moltissime aziende devono gestire ogni mese un numero consistente di note spese: per processare un numero così elevato di documenti che vanno controllati, validati e contabilizzati, l’azienda dovrebbe dedicare le sue risorse interne ad attività a basso valore aggiunto.

Molto spesso l’approccio più consolidato è quello di verificare le note spese a campione: questo implica un elevato margine di errore ed il mancato controllo di tutte le eventuali anomalie.

Affidare l’attività in outsourcing consente invece una verifica sistematica di tutte le note spese, l’individuazione della totalità delle anomalie e la definizione di strategie finalizzate all’implementazione di best practices.

Indicom è in grado di svolgere efficacemente tutte le fasi del processo di gestione delle note spese:

– Ricezione del giustificativo dal dipendente e preparazione dei documenti
– Produzione della nota spesa e controllo in base alle policy aziendali
– Gestione delle anomalie riscontrate e validazione
– Contabilizzazione della nota spesa
– Individuazione di giustificativi esteri e/o italiani idonei ai fini IVA
– Comunicazione al reparto HR degli importi da rimborsare e da riportare nel cedolino
– Conservazione a Norma per 10 anni
– Esibizione a Norma online su portale dedicato

Per rispondere efficacemente alle molteplici esigenze dei Clienti, Indicom ha previsto due modalità di ricezione dei giustificativi.

La prima modalità prevede la ricezione dei giustificativi in forma cartacea, la preparazione dei documenti e la successiva scansione.

La seconda modalità, più innovativa, consente l’invio delle foto dei giustificativi in tempo reale direttamente dallo smartphone del dipendente tramite App dedicata.

In entrambi i casi l’estrazione dei dati dai giustificativi avviene con tecnologia OCR “intelligente”e le immagini dei giustificativi sono disponibili in tempo reale la consultazione sul portale online InWeb.

I vantaggi della gestione in outsourcing sono molteplici:

– Maggior efficienza nel processo di validazione e liquidazione della nota spesa;
– Totale controllo e conformità con le policy aziendali;
– Conversione dei costi fissi in costi variabili;
– Abbattimento dei tempi di gestione;
– Riduzione del rischio di rimborso di spese non giustificate;
– Riduzione dei costi e delle inefficienze legate alla gestione cartacea;
– Ottimizzazione dell’attività di recupero dell’IVA.

Per visualizzare una descrizione dettagliata delle fasi del servizio è possibile consultare la scheda dedicata

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