Conservazione Digitale a Norma: quali documenti conservare?

Ne sentiamo spesso parlare, ma cosa si intende esattamente con Conservazione Digitale a norma e quali documenti devono essere conservati?

La Conservazione Digitale a Norma è quel processo che consente di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento informatico, conferendo a quest’ultimo un’efficacia giuridica equivalente a quella tradizionalmente riconosciuta al documento cartaceo.

Il concetto di Conservazione Digitale a Norma viene spesso preso in considerazione parlando di fatture elettroniche, dapprima con la fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione, entrata in vigore nel marzo 2015, e dal 1° gennaio 2017 con la possibilità di scambiare fatture elettroniche anche tra privati servendosi del Sistema di Interscambio.
Sebbene i concetti siano legati tra loro, essi sono in realtà entità ben distinte: la Conservazione Digitale a Norma non riguarda, infatti, solo le fatture elettroniche, ma tutta la documentazione aziendale.
Per alcune tipologie di documenti la Conservazione Digitale a Norma è l’unica modalità di conservazione legalmente valida in quanto, per loro stessa natura, queste tipologie di documenti non possono essere materializzate su carta.

Eccone un elenco esemplificativo:

– PEC – Messaggi e ricevute di Posta Elettronica Certificata
– Fattura elettronica PA
– Contratti firmati digitalmente
Etc.

Per altre tipologie di documenti, invece, la Conservazione Digitale a Norma è facoltativa, ma consente di liberarsi dagli archivi cartacei e dagli obblighi e responsabilità della loro tenuta per 10 anni, come previsto dal Codice Civile.

Tra questi troviamo:

– Fatture
– DDT
– Ricevute fiscali
– Scontrini fiscali
– Bilancio d’esercizio (Stato Patrimoniale, Conto Economico, Nota integrativa, Relazione gestionale, Relazione sindaci e rev.)
– Dichiarazioni fiscali
– Modulistica pagamenti (ad esempio i modelli F23 e F24)
– Registri Contabili (ad esempio il Libro Giornale, i Registri IVA, i mastri, il libro inventari, etc.)
– CUD
– Offerte
– Contratti
– Corrispondenza
– Libro dei soci
– Libro delle obbligazioni
– Libro delle adunanze e delle deliberazioni
– Documenti sanitari
– Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da società soggette a obbligo di protocollazione informatica
– Mandati di pagamento e reversali
Etc.

In sostanza tutti i documenti sono conservabili a norma, mentre non tutti i documenti possono essere distrutti al termine del processo di Conservazione, come per esempio i Documenti Originali Unici.

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Le informazioni utili per conoscere a quali documenti aventi rilevanza fiscale sono applicabili le disposizioni in materia di Conservazione Digitale a Norma sono principalmente contenute all’interno della Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36/2006. Per la restante documentazione, invece, la normativa di riferimento è contenuta all’interno del CAD (Codice Amministrazione Digitale).

Il servizio di Conservazione Digitale a Norma offerto da Indicom consente la conservazione di tutti questi documenti in formato elettronico secondo le specifiche della normativa rendendoli sempre ricercabili, accessibili e consultabili.

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